Przy wprowadzaniu jakiejkolwiek zmiany w organizacji trzeba liczyć się z tym, że mimo szczerych chęci – trudno jest wprowadzić zmianę i ją utrzymać. Dlaczego tak się dzieje? Co wpływa na to, że zmiana jest tak nietrwała? Co zrobić, by zwiększyć szanse zmiany?

Poniżej lista 6 głównych przeszkód przy wprowadzaniu zmiany.

Niekonsekwencja

Ewa chciała schudnąć. Nie mogła już patrzeć na swoje odbicie w lustrze. Myślała o sobie – jestem gruba. Postanowiła więc, że od stycznia rozpoczyna trening. Namówiła koleżankę, by razem z nią zaczęła ćwiczyć. Dziewczyny chodziły przez cały miesiąc na zajęcia, 2 razy w tygodniu. Pewnego dnia koleżanka Ewy zadzwoniła i powiedziała, że nie idzie na trening. Ewa przyjęła tę wiadomość i … została w domu, nie idąc na trening. W jakiś sposób musiała jednak uzasadnić swoją decyzję, wobec samej siebie. Po to, żeby się dobrze z tym czuła.

Dlaczego Ewa się tak zachowała? Dlaczego nie poszła na trening? Jak powinna się zachować?

Ewa nie przygotowała się na sytuację: co zrobię, gdy koleżanka nie będzie chciała iść. Uruchomiła stary proces – leżenie na kanapie i oglądanie TV. Potem uruchomiła drugi proces – usprawiedliwienie samej siebie.

Michał był kierownikiem. Zarządzał 8 osobowym zespołem. Po powrocie ze szkolenia – postanowił, że od dzisiaj zacznie więcej „chwalić” Współpracowników. Nauczył się metody „wyrazy uznania” i z niecierpliwością czekał na poniedziałek. Gdy skończył się weekend – spotkał się jak zwykle w poniedziałkowy poranek ze swoim zespołem. Współpracownicy zaczęli narzekać na problemy z systemami IT i na dział sprzedaży, który nie wywiązuje się z raportowania. Michał zdenerwował się i odpowiedział również zarzutami wobec zespołu, pytając: czy nie mają sobie nic do zarzucenia? Następnie wskazał co wg niego jest nie tak w pracy zespołu.

Dlaczego Michał tak się zachował? Dlaczego zamiast realizować własne zamierzenia – „dał się wciągnąć” w narzekanie? Co powinien zrobić Michał?

Na etapie przygotowania do działania/ostrzenia piły oboje powinni przygotować się do tego: w jaki sposób zareagują, gdy pojawią się stare bodźce.

Brak konsekwencji to jedna z głównych barier przy wprowadzaniu zmiany. Po początkowym etapie rozmrażania, refleksji – osoby zaczynają budować zaangażowanie do zmiany. Etap przygotowania do zmiany pozwala zaplanować nowe działania. Często jest tak, że ludzie nie przygotowują się na własną reakcję na stare bodźce. Dlatego też często wracają do starych przyzwyczajeń, bo tak jest łatwiej.

Pomysł:

Ustal konkretną, minimalną liczbę dni (np. 30 dni), w trakcie których będziesz wdrażał zmianę (nowe zachowanie, nowe umiejętności, etc.) BEZ względu na to, co się zadzieje. BEZ względu na to czy Ci się chce, czy nie. Bądź uparta /y. Minimum 30 dni. Mówi się, że tyle dni wystarczy, by zbudować nowy nawyk, który później należy utrwalać. Wytrwasz?

Nietrwałość

Po początkowym entuzjazmie osoby wracają do dawnych nawyków. Pomysł udoskonalenia, który wydawał się lub nadal wydaje się dobry – kosztuje wiele energii. Nadal trudno jest zapanować nad pokusami powrotu starych zachowań.

Pomysł:

Co bardziej motywuje Cię do zmiany? Unikanie czy dążenie?

Jeśli unikanie: przypominaj sobie codziennie co stanie się jeśli nie wytrwasz w postanowieniu. Nakręć ponury film, w którym nie realizujesz zamierzeń i główny bohater ma problemy.

Jeśli dążenie: wyobrażaj sobie codziennie jak zmieni się Twoje życie, gdy wytrwasz w zmianie. Co dobrego się stanie? Jaką radość przyniesienie Ci ta zmiana? Nakręć się na to jak będziesz się czuć, gdy nadal będziesz trwać w postanowieniu.

Nieistotność

Ludzie w firmie nie widzą większego przełożenia działań doskonalących na rezultaty dla firmy lub dla siebie samego. Zaczynają narzekać, że doskonalenie zabiera dużo czasu i kosztuje dużo wysiłku.

Pomysł:

Udoskonaliliście np. procesy, procedury po to, by pozbyć się bólu lub by było przyjemniej. Zaczęliście pracować nad zmianą przyzwyczajeń.  Zapytaj samego siebie i innych czy zmiany, które wdrażacie są istotne? Czy zmienią coś w waszej codziennej pracy? Zbudujcie motywację do wdrożenia najistotniejszych zmian.

Niskie morale

Współpracownicy coraz rzadziej uczestniczą w działaniach doskonalących. Kadra zarządzająca zaczyna bagatelizować doskonalenie, wdrażanie zmian.

Pomysł:

Skoro wiemy, że ryba psuje się od głowy to należy skupić się na głowie. Zarządzasz innymi – pamiętaj, że swoim zachowaniem wpływasz na innych, dając im przykład. Jeśli odpuścisz – Twoi ludzie też odpuszczą. Jesteś od tego by prowadzić ludzi do doskonalenia, do wymagania więcej od siebie. Jesteś po to, by ludzie mogli się przy Tobie rozwijać. Weź na siebie odpowiedzialność i dawaj przykład.

Niskie priorytety

Kadra zarządzająca nadaje zbyt niski priorytet zmianom. „Gaszenie pożarów” staje się równie ważne jak doskonalenie procesów, procedur, praktyk.

Pomysł:

Pracujemy z zespołami, gdzie wszystko jest ważne i pilne. Wszyscy biegają i pracują i… często sami mówią, że „gaszą pożary”. Spójrz realnie na zmiany, które chcesz (chcecie) wdrożyć. Rozmawiajcie o tym, czy udoskonalenie, które wdrażacie jest rzeczywiście ważne. Jeśli tak – nadajcie zmianie wysoki priorytet.

Niewystarczająca instrukcja

Po ustaleniu stanu docelowego – członkowie zespołów nie zostali poinstruowani o nowych ustaleniach (procesy, procedury, zachowania). Członkowie jednego zespołu pracują „po nowemu” a inny zespół pracuje „po staremu”.

Pomysł:

Jeśli w swojej firmie macie wdrożone procedury – „ubierzcie zmiany” w nowe procedury lub uaktualnijcie poprzednie. Jeśli nie macie procedur – porozmawiajcie z osobami, których dotyczy zmiana o NOWYM działaniu. Dogadajcie się konkretnie: jakie są oczekiwania odnośnie zmiany (czym konkretnie różni się „stare” i „nowe” podejście. Jeśli jest to optymalizacja procesu – naszkicujcie proces stary proces i wskażcie na nim co się zmienia. Jeśli chcecie zmienić zachowanie, ustalcie JAKIEGO konkretnie zachowania oczekujecie. Czym ma się przejawiać? Co nie będzie akceptowalne? Co jest naszym ideałem?